文檔管理在發電企業信息化管理中的應用

2016-11-06 14:09:46 大云網　點擊量：評論 (0)

利用文檔管理系統集中管控各類核心資料與文件，實現文檔的全生命周期管理、便捷管理、安全管理，使發電企業人員能夠隨時隨地、及時有效的進行協同辦公，提高了發電企業全體員工的辦公效率與文檔安全。在數字化管

利用文檔管理系統集中管控各類核心資料與文件，實現文檔的全生命周期管理、便捷管理、安全管理，使發電企業人員能夠隨時隨地、及時有效的進行協同辦公，提高了發電企業全體員工的辦公效率與文檔安全。

在數字化管理的發展過程中離不開各種電子文檔，電子文檔缺少專人管理容易造成機密泄露、重要信息流失、內部溝通不暢等問題，對企業信息化、數字化發展起到極大的阻礙。對于發電企業，運規、圖紙、說明書等眾多電子資料形成龐大的無形資產，如何合理有效的管理電子文檔成為助力發電企業信息化管理水平提升的重要課題。

發電企業文檔管理面臨的問題

盡管當今電子文檔管理在企業資產管理中越來越占據重要的位置，但在發電企業中，文檔管理及文檔管理系統的應用并未形成普遍趨勢。以北京太陽宮燃氣熱電有限公司（以下簡稱“京陽熱電”）為例，雖然公司已在2012年建成ERP系統，形成集人、財、物于一體的資產管控體系，但在文檔管理方面，尤其是電子文檔管理方面，仍存在一定欠缺。主要體現在電子文檔管理松散，缺少系統化管理，文檔無法有效共享，存儲缺乏統一性，對文檔的版本管理、過程管理、權限控制管理更是無從談起。

ERP系統雖然將全部生產、經營流程均在系統中得以固化，起到了規范化管理的作用，但對于文檔的權限把控，文檔操作的生命周期把控，文檔查找速率把控以及文檔安全把控不是很完善，時常出現文檔泄密及丟失找不到的問題，對工作的和工作效率造成極大障礙。

目前，很多企事業單位已經開始關注電子文檔的系統化管理，借助文檔管理系統將各部門的信息集中存儲到指定服務器上，通過科學的分類和嚴謹的權限控制，對電子文檔進行有效的集中化管理，建立信息共享通道，同時有效防止信息的丟失。

文檔管理系統搭建的目的

1、規范性

建立企業文檔管理規范，統一文檔管理要求。文件管理系統通過權限管理，對不同的員工開放不同級別的文件庫，最大程度上保障文檔安全。員工通過文檔管理系統有效的協同辦公，加強文檔安全保護，提高辦公效率，為企業帶來了創新的辦公模式。

2、便捷性

通過文檔管理系統項目的建設，建立合理的索引體系，使用戶在查找文檔時實現毫秒搜索，而可以有多種搜索條件設定，包括對于文檔管理的其他需求也都一一滿足，在使用體現方面贏得使用者滿意。

3、安全性

通過權限控制對文檔的操作權，確保非具備權限用戶無法獲取文檔信息。在文檔審計方面記錄文檔操作的整個生命周期，確保文檔的任何操作完整被記錄。以系統管理的模式實現文檔備份，避免個人電腦在發生意外的系統崩潰時重要文檔丟失無法找回的情況。

文檔管理系統的設計

文檔管理系統首先要建立起企業文件庫，文件庫可以將單位所有資料分門別類的存放，便于日后方便查閱，不同的類別設置不同的目錄，可以使成功案例、先進經驗、技術方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學習、使用，快速提高。可以由相關的人進行負責，由此人負責對這個目錄賦予相關人一定的權限，允許其是否可以修改還是只讀，這樣就能保證資料不被任何人隨意修改。

文檔管理，既可以按資料來源建不同的目錄，也可以按部門來建不同的目錄，同一部門的人只能進自己部門的目錄來查詢資料，這樣也可以增強各部門之間材料的保密性。

此外文檔管理系統還具備統一的數據管理功能，通過集中管控加強了文檔的安全性。

文檔管理系統解決方案

文檔管理的問題解決需要通過三方面入手：底層的存儲服務器，中層的文檔管理系統，頂層的文檔管理體系。

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1、文檔管理體系

想要成功的進行文檔管理首要任務是建立合理的文檔管理體系。首先應制定相關的管理制度，約束和規范職工行為，為文檔管理的標準化、規范化提供有力保證。其次根據文檔管理需求，需要定義文檔類型，例如按照文檔形成的不同時段和所起作用可分為模板文檔、過程文檔、受控文檔、歸檔文檔等四類。

在發電企業中，很多類型的文檔已形成模板內容，例如典型工作票、標準危險點、合同模板、經濟分析報告等，這些模板分散保存在員工電腦中，管理相對混亂，借助文檔管理系統就可以對模板文檔進行統一管理。

發電企業每年都會有定期檢修、技術改造等工程項目，項目過程中產生的文檔會因項目進度情況發生變化，文檔的傳閱人較多，版本控制尤為重要。傳統的通過即時消息軟件、郵件等方式進行文檔分享容易造成混亂，借助文檔管理系統的文檔共享和版本控制功能可有效地解決這個問題。

發電企業對外報送文件較多，每天/月/季/年或不定期都有對外報送數據、報告、文檔的需求。此類文檔需要經過公司審核后可對外報送。因此受控文檔在發電企業中應用普遍。

歸檔文檔能夠使員工方便參考和調閱歷史資料。

2、文檔管理系統

發電企業文檔管理經常會碰到以下問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。

文檔管理系統是基于對文檔管理和協同工作所設計，以“易用、適用、好用”為產品策略，集互聯網新技術、應用整合和平臺接口技術等最新發展的諸多應用。實現了以文檔管理為核心，以多媒體管理、紙質文檔數字化、安全防擴散泄密等多種應用與技術手段，實現高效協同工作。

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安全：全方面的安全管理，從系統登錄安全管控；登錄系統后的權限管理；操作文檔的審計；后臺登錄情況；存儲服務器的存儲加密管理。安全無處不在，360度全方面的保護資料。

效率：移動化辦公；快速共享；毫秒級全文索引。加快工作協同與效率，讓員工把時間花費在更能給企業創造價值的工作上，降低企業運營成本。

易用：用戶使用簡單，快速上手，降低實施項目難度。

管理：管理系統人員操作容易，管理簡單，可以根據情況賜予不同權限的管理人員，大大減少了管理人員的管理難度。

3、存儲服務器

企業級服務器存儲，數據安全性能大幅度加大。服務器的實時運行，不斷支撐著文檔管理的工作。統一的資源利用，簡化的管理，易于實現的部署，最廣泛兼容的存儲設備，開創了信息存儲及管理的新模式，讓信息存儲從繁雜的管理中解放出來。

文檔管理系統應用效果

1、規范文檔管理要求

完善文檔管理制度加強文檔管理的規范化建設，健全各項文檔制度，形成規范化的文檔管理體系。制定嚴格的操作規程和工作規范，要求對員工進行經常性的培訓和教育，使員工逐漸摒棄舊的工作方式，學習掌握先進的操作規程和技術，并按先進的規程進行操作，有利于提高員工的整體素質。

2、提高協作辦公速率

文檔管理能夠促進協同工作，提升工作效率。避免了多人多次編寫、更新文檔內容，由于缺少文檔操作記錄，最終導致互相推諉責任的問題。

3、實現真正的無紙化管理

文檔管理除了能夠精簡業務流程，提高工作效率，真正意義上實現無紙化辦公、無紙化設計與創造，可以節約大量的紙張和相關費用。

4、文檔管理提升管理的規范性，有針對性設置權限

文檔管理在解決文檔管理和安全共享問題上起到了重要的作用。它以文檔的創建者為中心，文檔的創建者有權利設置文檔的共享指向對象，并且更加細分到，該指向對象是否具有拷貝、打印、編輯等權限。除了創建者之外，創建者的上級具有更高的權限，有權限對創建者的操作進行更改和撤銷，并且可以更改文檔創建者的相關權限。通過文檔管理系統，對員工的所有文檔操作行為了如指掌，而且也保證了文檔資料的安全性。

結論

隨著企業的發展，文檔作為一種日常交流的重要依據、工作成果總結、技術儲備資料等顯得尤為重要，企業日積月累地產生了大量有價值的文檔，這些無形資產是企業的寶貴財富，是企業的知識沉淀，是企業的重要資源。通過文檔管理系統對文檔進行有效的管理，能夠使文檔資料的使用既具有嚴肅性，又兼顧靈活性；既保障了安全性，又提高了工作效率。打破傳統，創新機制，利用信息化手段，提升數字化管理，全面推動發電企業各項工作再上新臺階。